Datenschutzerklärung
Stand: September 2026
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist Cooper Digital, Inhaber Frank Müller, Geisbergstr. 5, 86316 Friedberg, E-Mail: service@digitalbeglaubigen.de, Telefon: +49 177 4906070.
2. Verarbeitete Daten
Wir verarbeiten Bestandsdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon), Auftrags- und Abrechnungsdaten sowie die von Ihnen hochgeladenen Dokumente. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
3. Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Urkunden wie Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, etwa Angaben zur Religionszugehörigkeit oder zur Herkunft. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich zur Durchführung Ihres Auftrags auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die Sie mit dem Hochladen der Unterlagen erteilen und jederzeit für die Zukunft widerrufen können.
4. Ausweisdokumente
Sofern für einen Auftrag ein Ausweisdokument erforderlich ist, benötigen wir nur die zur Identifizierung notwendigen Angaben. Nicht benötigte Daten – etwa Ausweis- und Zugangsnummer – dürfen Sie vor dem Hochladen schwärzen (§ 20 Abs. 2 PAuswG).
5. Dokumentenspeicherung und Empfänger
Hochgeladene Dateien werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich in privaten Speicherbereichen auf Servern innerhalb der EU abgelegt. Zugriff haben nur die für Ihren Auftrag zuständigen Personen sowie die beauftragten öffentlich bestellten und beeidigten Übersetzer, Partner-Notariate und die für die Apostille zuständigen Behörden. Eine darüber hinausgehende Weitergabe findet nicht statt.
6. Hosting und Auftragsverarbeitung
Die Website und die Datenbank werden über die Infrastruktur unseres Hosting-Dienstleisters auf Servern in der EU betrieben. Mit dem Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
7. Zahlungsabwicklung
Zahlungen werden über Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland, abgewickelt. Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten lediglich die Information über den Zahlungsstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
8. Kundenkonto und Anmeldung
Für die Auftragsverwaltung können Sie ein Kundenkonto per E-Mail-Adresse und Passwort oder über die Anmeldung mit Google einrichten. Bei der Google-Anmeldung erhalten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
9. Speicherdauer
Auftrags- und Rechnungsdaten bewahren wir entsprechend der handels- und steuerrechtlichen Fristen von bis zu zehn Jahren auf. Hochgeladene Ausgangsdokumente löschen wir spätestens 90 Tage nach Abschluss des Auftrags, auf Wunsch auch früher.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
11. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.
12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.